Сколько хранятся зарплатные документы?

Содержание

Срок хранения расчетных ведомостей по заработной плате

Сколько хранятся зарплатные документы?

Ведомость на выдачу зарплаты служащим — платежный ордер строгой отчетности. Существуют разные варианты оформления подобной документации. Наиболее правильный из них — стандартная форма Т-53, которая утверждена Постановлением № 1 Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. Данная форма делает возможным выплачивать зарплату значительному числу сотрудников, сократив объем текущей документации.

Как заполнять платежную ведомость на выдачу заработной платы?

Квитанция составляется работниками бухгалтерии в программе 1С. Форма заполняется в единственном экземпляре. Ответственность за точность заполнения и достоверность сведений лежит на главном бухгалтере организации.

Первичный платежный документ может содержать один или несколько листов — в зависимости от количества сотрудников, которым предстоит осуществить выплаты. Первый лист обязательно должен содержать исходные данные об организации:

  • Полное наименование;
  • Подразделение;
  • Код ОКПО — общероссийского классификатора предприятий и организаций;
  • Номер корреспондирующего счета.

Кроме того, на основной странице нужно проставить сроки действия формы, дату ее составления и итоговую сумму документа.

Ниже располагается реестр с данными работников:

  • Порядковый номер служащего;
  • Его ФИО;
  • Индивидуальный табельный №;
  • Наименование должности;
  • Сумма выплачиваемых средств.

Заполненную форму необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале и передать в кассу предприятия, где старший кассир проверяет правильность введенных данных и принимает документ к оплате. Никаких исправлений в нем быть не должно.

Срок выдачи заработной платы по платежной ведомости

В соответствии с Трудовым Кодексом России, работодатель вправе устанавливать сроки выплаты зарплаты путем издания внутренних приказов по предприятию, коллективных договоров и т.д. Однако, статья 136 устанавливает и ограничения. Зарплата должна выплачиваться не позднее, чем через пятнадцать дней после окончания расчетного периода. Причем Закон о труде обязывает руководителей устанавливать конкретные даты выплаты. Это значит, что они должны осуществляться регулярно в одно и то же число месяца. Сама же квитанция действительна не дольше пяти рабочих дней.

Длительность хранения ведомости на выдачу заработной платы

Распечатанный или заполненный вручную документ на выплату зарплаты подлежит обязательной регистрации в специально предназначенном журнале. Он должен вестись на каждом предприятии независимо от того, сколько сотрудников числится в штатном расписании.

Журнал регистрации платежных бланков заполняется в течении календарного года. То есть, каждый год необходимо заводить новый. Журналы должны храниться в бухгалтерии на протяжении пяти лет.

Для предприятий и предпринимателей, перешедших на выплату заработной платы посредством банковских карт, ведомость формы Т-53 неактуальна: она ведется только в случае простых выплат через кассу организации.

Кто подписывает ведомость начисления заработной платы?

После заполнения, она обязательно подлежит сверке на соответствие сумм с расчетными документами. За этот процесс лежит ответственность непосредственно на главном бухгалтере предприятия. Он же первым и подписывает форму.

Далее она должна быть проверена руководителем (директором) организации. Своей подписью он дает разрешение на произведение выплат.

В случае отсутствия такового по объективным причинам документ подписывает один из его заместителей или иное доверенное лицо, которое обладает правом подписи финансовой документации учреждения.

В процессе выплаты зарплаты каждый работник расписывается напротив своей фамилии, удостоверяя тем самым факт получения указанной в ведомости суммы.

По окончании оплаты составляется расходный ордер, а форма Т-53 заверяется старшим кассиром. Обозначается фактически выплаченная общая сумма цифрами и прописью. Если кому-либо из сотрудников заработная плата в трехдневный срок выплачена не была, напротив его фамилии ставится пометка “депонировано” и суммы реальных выплат подсчитываются без учета заработка данного работника.

Утерянные платежные документы влекут за собой тяжелые последствия при проверке, вплоть до уголовного наказания. Документ в итоге передается в бухгалтерию, где его заверяет главный бухгалтер.

Образец платежной ведомости на выдачу заработной платы

Платежная ведомость призвана отражать суммы, выплачиваемые сотрудникам в виде зарплаты. Это касается только выплат наличными. На предприятиях, пользующихся услугами банков, используются иные формы документации.

Бланки разрабатываются индивидуально на каждом предприятии с учетом локальных актов. При этом существует единый образец, на который необходимо ориентироваться при составлении платежек.

Графа №6 “Примечания” включена для того, чтобы была возможность указать номер документа. Это необходимо в тех случаях, когда вместо работника наличные получает иное лицо по доверенности.

Скачать образец

legionfg.ru

На официальном сайте Росархива (http://archives.ru) в сентябре была размещена Информация «Ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций».

частности, было разъяснено, какие документы относятся к Архивному фонду РФ, что необходимо делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают сроки ведомственного хранения, что делать с документами по личному составу уволенных работников, чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации, надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения. В статье мы представили ответы Росархива на актуальные вопросы организаций, а также привели информацию о сроках хранения отдельных видов бухгалтерских документов по учету труда и заработной платы. 

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 125-ФЗ).

На основании ч. 1 ст. 17 данного Закона организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

Источник: https://kpasnokamsk.ru/vedenie-ip/buhgalterskaya-otchetnost/srok-hraneniya-raschetnyh-vedomostej-po-zarabotnoj-plate.html

Сколько хранятся документы по зарплате?

Сколько хранятся зарплатные документы?

» Бухгалтеру » Хранение и оформление платёжной ведомости

Хранение и оформление платёжной ведомости

Вернуться назад на Платежная ведомость

Выдача заработной платы, больничных выплат, премий, отпускных и прочих денежных сумм, что были насчитаны служащему или работнику за месяц, отображается в бухгалтерской документации с помощью платежных и расчетно-платежных ведомостей.

Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т-53. Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам (отделу, цеху, филиалу) по одной ведомости.

Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Первая – титульная часть — должна включать определенные реквизиты, перечень которых регламентирован Госкомстатом РФ постановлением №1. Вторая часть – табличная.

В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты.

Общепринятая форма таблицы – это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма (после всех необходимых взысканий), пустая графа для подписи получателя зарплаты.

В этой же заранее пустой графе в случае неполучения заработной платы или других выплат сотрудником в установленный для выдачи денежных сумм срок, бухгалтер делает отметку «депонировано». Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк.

Читайте также  Каким военным поднимут зарплату?

Это поможет исключить внесение недостоверных данных. Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму. Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость.

Но не следует путать такие понятия, как платежная ведомость и расчетно-платежная. Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую структуру.

Он предназначен для проведения подробных начислений по всем категориям выплат работникам и служащим, что предусмотрены на предприятии, и отображает все вычеты, что были сделаны из общей начисленной суммы, таким образом, получая так называемую «чистую» зарплату.

В то время как в платежной ведомости видны данные только о заработной плате, подлежащей для выдачи на руки. Эта сумма берется из заранее рассчитанной расчетно-платежной ведомости.

Распечатывается платежная ведомость в одном экземпляре. Готовая (со всеми данными) платежная ведомость регистрируется в специальном журнале, который заводится на предприятии каждый год. Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру. Причем дата и номер кассового ордера должны быть указаны в заключающей части платежной ведомости.

Вся ответственность за правильное заполнение и внесение достоверных данных в платежную ведомость ложится на кассира, а верификацию и хранение производит главный бухгалтер.

Основным недостатком платежных и расчетно-платежных ведомостей является открытость. Получая свою заработную плату, сотрудник может с легкостью видеть и подлежащие к выдаче суммы своих коллег, что нарушает принцип конфиденциальности получения заработный платы на предприятии.

С вводом в работу бухгалтерии новых технологий, в том числе программного обеспечения, все чаще ведение бухгалтерского учета производится автоматически с помощью специализированных программ, что значительно упрощает формирование платежных ведомостей.

На предприятиях и в организациях, которые перевели своих сотрудников на получение заработной платы через расчетные банковские карты, расчетно-кассовая деятельности и вовсе не осуществляется.

То есть платежная ведомость просто становиться неактуальной и ее не формируют.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

3.7. Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (Далее – Перечень).

Данный Перечень составлен в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.), и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов РФ, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций.

Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда РФ. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом.

Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы (Демидов Г.И.)

Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по Перечню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Итак, рассмотрим эти сроки.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу посвящена действительно вопросам кадрового перемещения работников, прекращению трудового договора и т. д. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов издается по основной деятельности организации, такие как о командировках, дежурствах и т. д. Такие приказы присланные для сведения хранятся до минования надобности, о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках хранятся 5 лет (ст. 6 Перечня).

Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников хранятся 5 лет (ст. 262 Перечня)

Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников – 5 лет (ст. 263 Перечня).

Источник: https://nbakursk.ru/skolko-hranyatsya-dokumenty-po-zarplate/

Сроки хранения документов ИП с 2020 года

Сколько хранятся зарплатные документы?

Для чего нужен архив? Основные функции архива — это хранить документы. Архив это история учета деятельности индивидуального предпринимателя отображенная на бумаге или цифровых документах. Необходим для подтверждения истории документооборота, но главное фактов подтверждающих произошедшие события того времени. А факт, как говориться вещь упрямая.

В инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019 г. подробный и внушительный список сроков хранения всех документов. Для ИП в этой статье будет интересно только пункты связанные с его предпринимательской деятельностью и кадровым учетом. Образно можно разделить на три категории.

К первой относиться налоговая отчетность индивидуального предпринимателя

Налоговый учёт — это система обобщения данных первичных документов для определения налоговой базы по налогу на основе правил бухгалтерской отчетности, предусмотренным налоговым законодательством.

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним — 5 лет;

Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов — 5 лет;

Счета-фактуры — 5 лет;

Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников — 5 лет;

Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС — 5 лет;

Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом — 5 лет;

Книги учета доходов и расходов — КУДиР (УСН, Общая) — 5 лет;

Документы переписки, акты, возражения, заявления и другие документы о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов — 5 лет;

Читайте также  Когда увеличат зарплату военным?

Документы о реструктуризации задолженности по налогам и взносам — 6 лет;

Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников оформленных после 2003 год — 50 лет, ранее — 75 лет;

Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ с лицевыми счетами — 5 лет, отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет;

Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС — 5 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов, в том числе и за себя — 6 лет;

Декларации по налогам — 5 лет;

По последнему пункту есть небольшая рекомендация, а именно хранить декларацию по УСН и Книгу доходов и расходов постоянно. И с Общим так же. А рекомендованный срок в 5 лет, считайте с того момента когда закроете статус индивидуального предпринимателя. И очень пригодиться, когда придет время оформлять пенсию в качестве подтверждения статуса ИП.

К второй относиться бухгалтерская отчетность индивидуального предпринимателя

Бухгалтерская отчетность — это информация о финансовом положении предпринимателя на отчётную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчётный период, систематизированная в книгу учета доходов и расходов согласно законодательства.

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (товарные чеки, накладные, квитанции, акты о приеме или выполнении работ или услуг, документы по имуществу) в общем все документы вашей предпринимательской деятельности хранящиеся в папке РАСХОДЫ — 5 лет;

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) — 5 лет;

Документы внутренней политики ИП (приказы, инструкции, стандарты, рабочие планы и пр. документы — 5 лет;

Документы по учету материальных ценностей (акты, справки и др.) отражение недостач, растрат и прочего движения товарных ценностей — 5 лет;

К третьей относиться кадровый учет и отчетность индивидуального предпринимателя

Кадровый учет — это комплекс мер и процессов, связанных трудовыми отношениями между работодателем и работником, обеспечивающих документирование и организацию работы, управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчеты заработной платы.

Документы по личному составу ИП — 50/75 лет;

Коллективные договоры при наличии — 50/75 лет;

Личные документы работников (трудовая книжка, дипломы и др.), все что хранилось в Деле — 50/75 лет;

Документы о премировании — 5 лет;

Приказы о кадровых перемещениях — 50/75 лет;

Личные карточки работников Т-2 — 50/75 лет;

Документы о дисциплинарных взысканиях, и документы послужившие основанием для их вынесения (на случай оспаривания правомерности взыскания) — 3 года;

Заявки о потребности сотрудников, в т.ч. и иностранных, если вели официальный набор в популярных сервисах по поиску работы- 1 год;

Все документы по охране труда, техники безопасности, аттестации рабочих мест — 5 лет;

Карточки учета, книги учета, ведомости и другие журналы и документы с подписью работников — 5 лет;

Документы учета аварий, травм и несчастных случаев (заключения, акты, протоколы) — 45 лет;

Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, справок о зарплате, месте работы и всех других документов — 5 лет;

Кадровый учет — это вид учета связанный с людьми, поэтому если у вас какой-то документы или бумажка вызывает сомнение сроках сохранности или хранения, положитесь на минимально рекомендованный срока хранения кадровых документов — 5 лет.

Нарушение правил хранения документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан в размере от 100 до 300 рублей;
  • на должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

Применяемые санкции по мнению чиновников не обеспечивали ответственное исполнение руководителями юридических лиц и должностными лицами обязанностей по сохранению и использованию архивных документов, поэтому было принято решение об ужесточении ответственности за нарушение правил хранения архивных документов и приняты соответствующие изменения в КоАП статью 13.20.

Теперь несоблюдение правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов повлечет предупреждение или штраф в следующем размере:

  • от 1 000 до 3 000 руб. — для граждан;
  • от 3 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц;

Напомним, что индивидуального предпринимателя на основании законодательства могут признать должностным лицом и начислить штраф в размере 5 000 руб.

Источник: Приказ Росархива N 236 от 20.12.2019 г. Вступил в силу с 2020 года. ФЗ от 22.06.2007 N 116-ФЗ.

Еще новости на сайте «Путеводитель индивидуального предпринимателя»!

Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые публикации!

Фото личного архива автора

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e7c7e3c95cdd24869d3736c/sroki-hraneniia-dokumentov-ip-s-2020-goda-5f8582918e35355ad1968c11

Срок хранения документов по заработной плате

Сколько хранятся зарплатные документы?

— период, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Каждому документу свой срок хранения

Один год должны храниться месячные отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статической отчетности. Три года должны храниться квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности.

В течение 5 лет хранят первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.); полугодовые отчеты организаций. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Десять лет хранят годовые отчеты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 минус Влет, где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет.

При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Глава II. Основные требования к ведению бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация и регистрация

Архивное дело в РФ регулируется федеральными законами, перечнями архивных документов, нормативно — правовыми актами. Обязанность хранения и ответственность за сохранность документов возлагается на учреждения или физическое лицо, в ведении которых находятся те или иные документы.

Сроки хранения архивных документов

Приказом Минкультуры РФ № 558 от25.08.10 г. утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документовзависят от их значимости.

Они могут иметь различные сроки хранения:

  • хранение до 10 лет;
  • хранение свыше десяти лет;
  • хранение (определенное время) после замены новыми нормативными актами и т.д.;
  • хранение до востребования;
  • хранение постоянно.

Начало исчисления срока обычно начинается с начала следующего календарного года после окончания делопроизводства документа. Для ряда документов установлено иное исчисление сроков.

Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов. Табель (график) учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве.

Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию. Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета

Сроки хранения кадровых документов

В существующем Перечне (раздел 8 «Кадровое обеспечение») обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год.

3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу. Данные сроки хранения кадровых документов распространяются на переписки по ведению воинского учета и спискам военнообязанных.

Пять лет хранятся некоторые документы, не включенные в личные дела, такие как служебные записки, докладные, справки, выписки из приказов и др. Командировочные удостоверения имеют тот же срок хранения, за исключением удостоверений работников Заполярья и других северных районов.

На них распространяется срок в 75 лет. Такой подход обусловлен досрочным назначением пенсии.

Основная часть кадровых документов хранится 75 лет:

  • списки личного состава;
  • личные карточки сотрудников;
  • служебные контракты, трудовые договоры;
  • журналы и книги учета;
  • личные дела госслужащих, работников, муниципальных служащих.

Имеют постоянные сроки хранения кадровых документов представления, характеристики к награждению, журналы учета наград. Постоянно хранятся документы, связанные с проверкой работы с кадрами, локально-нормативные акты по месту разработки, личные дела руководящих сотрудников, некоторые документы, связанные со службой гражданских и муниципальных служащих.

Невостребованные подлинники трудовых книжек, удостоверений, свидетельств, наград хранятся до востребования.

Сроки хранения документов по заработной плате

По истечении 75 лет уничтожаются.

Возникающие проблемы со сроками хранения документов

Определяя срок хранения, нужно руководствоваться не только утвержденными перечнями, но и другими юридическими документами. В ходе проверки, например, налоговые органы, могут запросить документы, которые уже уничтожены.

Их отсутствие повлечет наложение штрафов и пени, так как работодатель не сможет без них подтвердить правомерность некоторых финансовых операций.

При возникновении сложных ситуаций со сроками хранения документов можно обратиться за консультацией к специалистам.

» Бухгалтеру » Хранение и оформление платёжной ведомости

Cрок хранения документов по заработной плате

Однако для успешной работы этого недостаточно. Дело в том, что не менее важно должным образом хранить документы, образующиеся в учете организации. В противном случае компанию ждет штраф, а то и не один.

Источник: https://bookerlife.ru/srok-hranenija-dokumentov-po-zarabotnoj-plate/

Сроки хранения документов

В этой же заранее пустой графе в случае неполучения заработной платы или других выплат сотрудником в установленный для выдачи денежных сумм срок, бухгалтер делает отметку «депонировано». Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк.

Это поможет исключить внесение недостоверных данных. Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму. Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость.

Но не следует путать такие понятия, как платежная ведомость и расчетно-платежная. Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую структуру. Он предназначен для проведения подробных начислений по всем категориям выплат работникам и служащим, что предусмотрены на предприятии, и отображает все вычеты, что были сделаны из общей начисленной суммы, таким образом, получая так называемую «чистую» зарплату. В то время как в платежной ведомости видны данные только о заработной плате, подлежащей для выдачи на руки. Эта сумма берется из заранее рассчитанной расчетно-платежной ведомости.

Распечатывается платежная ведомость в одном экземпляре. Готовая (со всеми данными) платежная ведомость регистрируется в специальном журнале, который заводится на предприятии каждый год. Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру. Причем дата и номер кассового ордера должны быть указаны в заключающей части платежной ведомости.

Вся ответственность за правильное заполнение и внесение достоверных данных в платежную ведомость ложится на кассира, а верификацию и хранение производит главный бухгалтер.

Основным недостатком платежных и расчетно-платежных ведомостей является открытость. Получая свою заработную плату, сотрудник может с легкостью видеть и подлежащие к выдаче суммы своих коллег, что нарушает принцип конфиденциальности получения заработный платы на предприятии.

С вводом в работу бухгалтерии новых технологий, в том числе программного обеспечения, все чаще ведение бухгалтерского учета производится автоматически с помощью специализированных программ, что значительно упрощает формирование платежных ведомостей. На предприятиях и в организациях, которые перевели своих сотрудников на получение заработной платы через расчетные банковские карты, расчетно-кассовая деятельности и вовсе не осуществляется. То есть платежная ведомость просто становиться неактуальной и ее не формируют.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам8732 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

Источник: https://obd2bluetooth.ru/srok-hranenija-dokumentov-po-zarabotnoj-plate/

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Сколько хранятся зарплатные документы?

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности  всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

Срок хранения согласно перечню

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

Договоры и дополнительные соглашения к ним

В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)

Доверенности на получение денег и ТМЦ

Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)

При отсутствии лицевых счетов:

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/srok_hraneniya_buhgalterskih_dokumentov_v_organizacii/